Zweifel? Dann lesen Sie diesen Beitrag zur Jahresplanung. November, Dezember, die Zeit der Jahresendrallye. Bisher nicht Geschafftes soll noch mit einem letzten Aufbäumen zu Ende gebracht werden, um wenigstens den größten Teil der Vorhaben noch zu schaffen. Die zwei Jahresendmonate sind zugleich die Zeit der Jahresplanungen und die Zeit der traurigen Erkenntnis, dass die heurigen Planungen sich wieder einmal nicht erfüllt haben. Geplante Dinge brauchten doch wieder länger als gewollt.
Nehmen Sie sich Robinson-Tage für Ihre Jahresplanung.
Robinson-Tage sind grundsätzlich für jeden Projektverantwortlichen eine sinnvolle Einrichtung, um abseits der täglichen Informations- und Aufgabenflut komplexe, zusammenhängende Themen zu bearbeiten. Sie bzw. Ihrer Projektverantwortlichen brauchen diese Zeitinseln. Planen Sie diese fest in Ihrem Terminkalender ein und verteidigen sie diese wie geplante Urlaubstage. Müssen Sie tatsächlich Teile hiervon aufgeben, planen Sie diese sofort wieder ein.
Aus Erfahrungen lernen …
ist eine effektivste und nachhaltige Methode, aber nur, wenn es richtig gemacht wird, wie isralische Forscher feststellten*: Wenn Sie Erfolge wie Misserfolge reflektieren, lernen Sie mehr daraus als wenn Sie nur über Misserfolge nachdenken. Wenn Sie eine Aufgabe bewältigten, lernen Sie mehr wenn Sie darüber reflektieren, was alles hätte schieflaufen können. Sinnvollerweise beginnt die Jahresplanung mit der Betrachtung der letzten 12 Monate:
- Welche Projekte haben gut geklappt, was ist nicht so gut gelaufen. Warum?
- Was hätten wir besser machen können? Was hätte schief gehen können oder wäre beinahne schiefgegangen.
- Waren die vor 12 Monaten gesteckten Ziele und Prioritäten aus heutiger Sicht noch so wichtig und sinnvoll?
- Haben Sie sich im Laufe des Jahres vielleicht sogar überholt?
- Waren sie zu hoch gesteckt oder vielleicht zu niedrig?
- Waren genügend Puffer eingeplant?
Heute planen, was im April schon überholt sein kann?
In diesem Jahresritual kommt diese berechtigte Frage auf. Kostete die Planung doch einige Ressourcen. Einige Unternehmen sind schon dazu übergegangen, vollständig auf solche fixen Planungen zu verzichten. In vielen Bereichen sind die Planungen ohnehin überflüssig, wenn stattdessen Leitlinien und sinnvolle Kennzahlenvorgaben ausreichen. Überall da, wo Ihre Vorhaben auf die Planung anderer stößt, können Sie auf eine Jahresplanung nicht verzichten. Versuchen Sie die Jahresplanung nicht als starre To Dos zu betrachten. Sehen Sie die Jahresplanung als Etappenplanung Ihrer langfristigen Unternehmensentwicklung. Welche Projekte zahlen hier besonders auf Ihr Unternehmensziel ein? Welches sind die stützenden Begleitprojekte? Welche stehen außerhalb dieses Fokus und sind nice-to have? Damit stehen Ihre Priorisierungen.
Schätzen Sie mal, wie viele Projektmonate ein Jahr hat.
Sehen Sie genau hin, wie so ein Jahr verläuft. Im Dezember wird getüftelt und geplant. Ab Mitte Januar sind die Kollegen aus dem Urlaub zurück und die Planung kann abgestimmt werden. Erste Projekte können dann Mitte Februar, pardon Ende Februar beginnen, denn Karneval und die Faschingsferien fallen dazwischen. Vier Wochen sind dann Luft bis Ostern und ca. ebenso viele Wochen bis zu den Pfingstferien. Danach bestehen ca. 5 Wochen bis zu den großen Ferien, in denen Sie bei der Planung davon ausgehen können, dass immer irgendeine wichtige Person fehlt. Uns so bestehen in der zweiten Jahreshälfte nur noch 8 Wochen bis Sie wieder in der Jahresplanung sind und die zurückgebliebenen Projekte noch bis Jahresende pushen. Nicht vergessen dürfen Sie in Ihrer Planung die wichtigen Ereignisse wie z.B. Messen, die Ihnen leicht und locker 4 Wochen Reservoir kosten können. Haben Sie mitgezählt. Sie haben ungefähr 23 Wochen für Ihre Planungen verfügbar.
Ein Viertel mehr Projektzeit durch einen einfachen Trick!
Schock! Nicht mal ein halbes Jahr für die Projektplanung ist verfügbar? Kein Wunder, wenn Sie 60% Ihrer Projekte trotz guter Planung nicht realisiert werden konnten. Schließen Sie deshalb unbedingt die Planung noch im November ab und verlagern Sie die Abstimmungen in den Dezember! Zur Not unterlassen Sie es ein Projekt och noch im Dezember durchzudrücken. Sie gewinnen hierdurch ca. 6 Wochen mehr für Ihre Projekte, wenn Sie straff sofort im Januar loslegen. Dies sind 26% mehr Projektzeit! Verplanen Sie nur diese rd. 29 Wochen für Ihre Jahresprojekte (inklusive Puffer) und Ihre Planungen werden automatisch realistischer.
Sind Sie unzufrieden mit Ihren Planungen und ihrem Projektmanagement? Ist das Vorgehen unklar? Setzen Sie die richtigen Prios? Fehlt Ihnen die Erfahrung? Wird Trail an Error für Sie zu teuer? Gibt es zu viele Widerstände? Kontaktieren Sie mich. Ich berate und unterstütze Sie gerne.
*) Shmuel Ellis, Rachel Mendel and Merav Aloni-Zohar, The Effect of Accuracy of Performance Evaluation on Learning From Experience: The Moderating Role of After-Event Reviews in Journal of Applied Social Psychology
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